Anche nell’era del digitale gli eventi sono uno strumento di marketing potenzialmente molto potente. Quali vantaggi possono offrire? Perché è importante organizzare eventi aziendali? Non basta concentrarsi sul marketing online?
La risposta è no.
No, non basta avere un sito web ben costruito, né una strategia di marketing online. Non basta concentrare i propri sforzi sui social media o investire in content marketing. Spesso è necessario andare oltre il virtuale e sfruttare lo spazio fisico di cui si dispone.
Non sempre e non per tutti, ovviamente. Ma per molte realtà gli eventi possono essere una risorsa molto importante. Cerchiamo di capire perché è utile creare delle occasioni di incontro e come organizzarle al meglio.
Perché è importante organizzare eventi aziendali?
Obiettivi e vantaggi degli eventi
Gli eventi aziendali sono un momento di scambio, condivisione e confronto. Un’occasione per mostrare il volto dell’azienda, per farsi conoscere in prima persona e per entrare in contatto con il territorio in cui si opera. Un evento ben progettato è un’esperienza per i partecipanti. E possibilmente un’esperienza memorabile.
“Uno “spazio narrativo” è un luogo che arricchisce il visitatore, lo trasforma e lo invoglia a tornare perché nell’esperienza di visita trova qualcosa che non solo risponde a ovvie esigenze pratiche ma crea, con ecosistemi mediatici (on line e off-line) un legame di riconoscimento.” (Andrea Fontana)
In altri termini: bisogna cercare di usare l’evento per emozionare in qualche modo chi vi partecipa. Non dovete solo entrare nella testa delle persone, ma anche nel cuore. Solo così avete qualche probabilità di essere ricordati. E con un evento si può creare quella connessioneemotiva che genera appartenenza e riconoscimento.
Si possono organizzare eventi di ogni genere: convegni, fiere, meeting aziendali, presentazioni di libri, aperitivi con ospiti speciali, vernissage, inaugurazioni, e chi più ne ha più ne metta. Tutto dipende dagli obiettivi che ci si pone.
Un evento, tra le altre cose, può servire a:
- presentare un prodotto / servizio;
- offrire formazione specifica agli addetti ai lavori;
- aprire le porte dell’azienda al pubblico per farsi conoscere;
- fare networking;
- fornire un report dell’attività svolta fino a quel momento;
- raccogliere fondi.
La lista è pressoché infinita.
Con quali risultati? Gli eventi, come abbiamo accennato, servono essenzialmente a creare dei legami e i risultati possono essere molteplici. Aumento di brand awareness e consapevolezza, miglioramento dell’immagine dell’azienda e del riconoscimento sociale.
Per un’azienda appena nata e sconosciuta ai più, l’evento può essere una buona occasione per farsi conoscere, per far sapere chi è, perché esiste e cosa può fare per il pubblico a cui si rivolge.
Per una realtà già avviata, navigata e conosciuta, gli eventi possono servire per consolidare il prestigio e rafforzare la presenza nel settore, puntando ad avere un ritorno di immagine significativo e, perché no, ad aumentare i volumi di vendita.
I vantaggi, insomma, ci sono e possono essere anche notevoli. Bisogna “solo” organizzare e promuovere l’evento nel modo migliore.
Come organizzare un evento
L’organizzazione di un evento è tanto importante quanto complessa. Non si può improvvisare: c’è bisogno di strategia e pianificazione, senza dimenticare che è necessario iniziare a lavorare con lago anticipo. I tempi sono sempre una questione cruciale. Se non si ha la certezza di poter dedicare la giusta quantità di tempo all’evento, forse è più saggio posticipare la data per poter curare ogni dettaglio.
Per organizzare al meglio un evento ci sono alcuni step fondamentali da seguire, che valgono per qualsiasi situazione.
1.Definire gli obiettivi
L’abbiamo già detto nel paragrafo precedente: la definizione degli obiettivi è una condizione preliminare necessaria. Definite in modo chiaro e preciso cosa volete ottenere con quell’evento (immagine, fondi, contatti?) perché questo condizionerà tutte le scelte successive.
2.Budget
Un altro fattore che incide su tutto è il budget a disposizione, che va definito prima di procedere con la progettazione, non in corso d’opera. A quanto ammontano le vostre risorse? Potete contare su sponsor o finanziamenti pubblici? Non dimenticate che nel budget va inclusa anche la comunicazione dell’evento, indispensabile per farlo conoscere al pubblico.
3.Target
Per chi è pensato l’evento? A chi vi rivolgete? Cosa si aspetta da voi il pubblico? Per organizzare un evento di successo è importante considerare le aspettative, i desideri e i bisogni del target a cui vi rivolgete. Il pubblico di una sagra di paese e quello di una convention di professionisti sono ben diversi e si aspettano cose diverse. Accertatevi di considerare tutti questi aspetti.
4.Location
Un evento ha bisogno di un luogo fisico in cui svolgersi. In alcuni casi la soluzione ideale è la sede aziendale stessa (e può anche essere utile per far conoscere al pubblico i propri spazi), ma in altri servono spazi di altri tipi: ville, giardini, piazze. Anche il contesto è importante per valorizzare l’evento e l’immagine dell’azienda e va scelto con cura.
5.Staff e fornitori
Su chi potete contare per organizzare e gestire l’evento? Avete dei volontari a disposizione? Lo staff di cui disponete è all’altezza delle dimensioni dell’evento o dovete ricorrere a risorse esterne? Avete la necessità di acquistare o noleggiare strutture o strumenti? Le domande da porsi sono molte e ogni aspetto va valutato con attenzione. Lo staff e i fornitori sono fondamentali per la buona riuscita dell’evento.
Per quanto riguarda la promozione dell’evento, è una questione molto articolata che richiede un capitolo a parte. Per questo abbiamo deciso di parlarne separatamente in un altro articolo. Ciò che ci premeva sottolineare in queste righe era l’importanza degli eventi aziendali e la necessità di inserire nella proprio piano di marketing alcune occasioni di incontro live.
Siamo talmente abituati al web da esserci dimenticati del valore degli incontri di persona. Sicuramente, nell’epoca in cui viviamo, il digitale è una componente imprescindibile, linfa vitale di ogni strategia di marketing che si rispetti. Ma, in determinate situazioni, integrare lo spazio fisico a quello virtuale può essere un valore aggiunto. Un evento, se organizzato e pubblicizzato al meglio, può costituire un vantaggio competitivo importante.
