Comunicare nel modo giusto è fondamentale anche nei contesti lavorativi. Siamo quotidianamente sommersi da email, telefonate e messaggi di ogni genere e sbagliare tono o scegliere le parole sbagliate è più facile di quanto si pensi. Per evitare di essere fraintesi o di sembrare poco professionali, ecco 5 errori da non commettere nelle email di lavoro.
5 errori da non commettere nelle email professionali
Secondo un articolo pubblicato su Forbes.com, il lavoratore medio trascorre almeno 6.3 ore al giorno controllando le email. Tanto tempo e tante occasioni per commettere gli errori più diversi e dare l’impressione sbagliata. Non c’è solo la vostra professionalità in gioco (anche se potrebbe bastare), ma si tratta nello stesso tempo della vostra reputazione e di quella dell’azienda in cui lavorate. Decisioni sbagliate nella stesura delle email possono avere conseguenze anche drastiche: meglio dedicarci qualche minuto in più e metterci l’attenzione necessaria.
In alcuni settori più che in altri (pensate alle pubbliche relazioni o alle vendite) la comunicazione è una componente essenziale. Ecco 5 errori molto comuni nelle email di lavoro: riconoscerli vi aiuterà ad evitarli.
#1 Refusi, errori di battitura e di grammatica
Un paio di errori di battitura possono sfuggire a tutti (soprattutto se scrivete da smartphone o tablet), ma gli errori grammaticali sono sintomo di cattiva padronanza della lingua e incidono sulla percezione della nostra intelligenza. Pensateci: riuscireste a prendere sul serio un messaggio pieno di strafalcioni? Vi fidereste?
Scrivete, leggete, rileggete e rileggete ancora. Assicuratevi che l’email sia chiara, leggibile e, soprattutto, priva di errori grammaticali.
#2 Inviare prima che la mail sia completa
Rileggere aiuta anche a capire se l’email è veramente finita. Avete scritto tutto quello che dovevate dire o manca qualcosa? Inviare messaggi incompleti per poi bombardare il destinatario con una serie di email aggiuntive non è una buona pratica. Nella migliore delle ipotesi verrete etichettati come persone superficiali e incompetenti. Nella peggiore passerete per degli scocciatori.
Quindi ancora: Scrivete, leggete, rileggete e rileggete ancora.
#3 Salutare in modo troppo confidenziale
Scrivere email lavorative a qualcuno che si conosce già non è semplice. Soprattutto se si è in confidenza. Potreste essere tentati di iniziare con un “Ciao vecchio” o un “Hey bro!”, ma ricordate sempre il contesto. In ambito professionale spesso le comunicazioni sono inviate ad altre persone in copia, o per un qualsiasi motivo la vostra email potrebbe venire inoltrata a terzi. Mantenete sempre un registro adatto e un tono formale. Se è il caso, sarà l’interlocutore stesso ad adottare un’impostazione più amichevole.
#4 Battute e scherzi inappropriati
Nei messaggi di posta elettronica anche le battute migliori rischiano di essere fraintese. Capita che non vengano colte, che siano male interpretate o, peggio, che qualcuno si senta offeso. Nel dubbio, meglio evitare completamente scherzi, doppi sensi e battute.
#5 Mancanza di rispetto verso altre culture
Comunicare non è mai facile. Comunicare virtualmente è ancora più difficile. Non abbiamo di fronte l’altra persona e non possiamo aiutarci con la gestualità o il tono della voce, possiamo contare solo sulla parola scritta. Quando si interagisce con altre culture bisogna fare doppiamente attenzione a ciò che scriviamo, considerando eventuali differenze culturali e cercando di evitare le espressioni idiomatiche che potrebbero risultare incomprensibili. Per esempio, ci potrebbe capitare di ricevere un messaggio particolarmente freddo, distaccato e formale, ma in realtà dipende dalla cultura di appartenenza dell’interlocutore. Non fatene una questione personale e cercate di adeguarvi a chi c’è dall’altra parte.
